ネット予約の転記をなくし、届いた瞬間に気づける受付にしたい
シティヘブンのネット予約が届くたびに、内容を見てfugulinkにも入力をしていた。
忙しい時間帯ほど見落としや転記ミスが出る。同じ事を入力するのも忙しい時には結構手間に感じる事も多い。
ヘブンのネット予約を自動で取り込み、受付表に「仮予約」として載せる仕組みにした。電話のCTIが着信で顧客を出すのと同じように、ネット予約が届いた瞬間に受付表とヘッダーに現れる。スタッフは電話で確認して成約にするだけになった。
ネット予約が届くと、管理画面のヘッダーに件数が付き、通知音でも知らせます。誰の予約か・来店時間・ホテル・新規か既存かがその場で分かり、押せばそのまま予約の編集画面へ。ヘブンの画面を見に行く必要がありません。
取り込んだ予約は受付表に斜線の「仮予約」バーで載ります。電話番号でお客様を引き当て、コース・エリア・オプションも自動で照合。過去に成約のあるキャストなら本指名まで自動で立ちます。スタッフは電話で確認して「成約」に変えるだけです。
取り込んだ予約はキャストのマイページにも出ます。仮予約の段階から伝えて早めに準備してもらうか、電話で確定してから見せるかは、お店の方針で選べます。スタッフがLINEで一件ずつ伝える手間もなくなります。
ネット予約の転記作業がなくなり、確認の電話が早くなった
受付表に自動で載るので、見落としと転記ミスがなくなった。届いた瞬間に気づけるため確認の電話が早くなり、忙しい時間帯でもネット予約を取りこぼさなくなった。
オートコール
キャストさんの入室・退室の電話だけで日々100件超。受付中も電話対応に追われミスの要因になっていた。
CTI
お客様からの電話の度にExcelで情報を検索していると確認が遅くなってしまう事があり、その場で確認が出来なくて受付の効率が悪くなっていた。
予約表
予約表を毎回作成して印刷していた。1つの入力ミスが全てに影響してしまっていた。
送迎管理
送迎の状況が共有できず、配車のダブりや迎えの遅れが発生。入力漏れ、連絡のミスも頻発し迷惑をかけることがあった。