管理ツールが多すぎて現場が困っていた話し

普段は私、長野市にて人妻デリヘルの店長として
日々奮闘しているのですが

今まで様々なツールを使い
業務効率化だ！！

とスタッフに共有していましたが
ツールによって出来る事、出来ない事が異なる為に

必用なツールが増えていって
いつしか「管理ツールを管理するツール」
が必要となりそうな感じだったので

こりゃダメだわ
本末転倒ってやつだわ

と思い、様々な業務ツールを一本化して
管理しやすいようにしよう。

それが出来るようになったのがfugulinkです。

何を使っていたか思い出してみた

予約情報はExcelに入力
カレンダー、共有メモはLINEWORKS
出勤関係は紙で手書き
電話対応はCTIシステムで顧客情報
サイト更新は更新ツール
求人ブログはコピペ
何かあればGoogleスプレッドシートで作成して共有
売上はExcelに入力して後で計算。

…書き出してみて思うんですが、CTI使ってるのに細かい所に手が届かなくて、結局は紙の予約表に２種類転記して管理していたんですよね。3度手間。

毎日これだけの事をそれぞれ別々のツールで管理してたなんて、今考えると本当に恐ろしい…

スタッフもミスしたくてしてる訳じゃないから

当時からホント、どうにかならんかなとずっと思いながら営業していましたし、そのせいでキャストさんに迷惑がかかって、時にはそれが原因で退店してしまう事態(出勤情報のアップミスとか)に発展する。

これは…これはさすがにまずい。

で、こういう状況を全部ひっくるめて何とかしたくて作ったのがfugulinkです。
あの頃は全てがバラバラで管理していた事が、今は１つの管理画面の中にあって、余計な手間を省いてシステムで出来る事はシステムに任せる事で、スタッフが余計な事に気を取られる回数が本当に減ったなと感じます。

ここまで読んで頂いて、そうしたらどんな機能があってどう便利なの？って気になると思うので、１つずつ簡単に機能の紹介をしていきます。

予約表・ガントチャート

紙の予約表、出勤表を全てfugulinkで自動生成。予約を入力したら、一括で全ての箇所に表示するようにしました。
キャストマイページにも予約情報が自動で表示されるので、毎回LINEで予約情報を伝える必要もなく、スタッフ全員が予約情報を確認出来るようになりました。

カレンダー

寮のスケジュール・面接・キャストさんの誕生日・撮影などを項目ごとにカレンダーを分ける事にしました。
寮のスケジュールはキャストさんのマイページでもいつでも確認ができ、面接の日程、キャストさんの誕生日や撮影なども、管理画面から入力をする事で予定表にも自動で表示。

確認ミスを防ぐ事が出来るようになりました。

出勤情報自動更新

出勤を全てのキャストさんからLINEでもらって紙の出勤表に転記していましたが、その度にミスが多発していました。
なのでキャストさんはマイページから出勤を自分で登録。スタッフはそれを承認をするだけで、各媒体に自動更新する事に成功しました。出勤情報の受付/上がりにも対応し、キャストさん毎で設定できるようになっています。

CTIシステムと連動

CTIが軌道をしても顧客情報をExcelで探さなきゃいけなかったので、CTIの機能があまり意味が無かった。
今、パソコンでのCTIを対応していますが、さらに今後はクラウドPBXにも対応をしていきます。

サイト更新をfugulinkで

今までは更新ツールを別途契約をして利用していましたが、これもかゆい所には手が届かなかった。fugulinkでサイト更新が出来るようになった事で、求人ブログも一括で投稿が出来るのでスタッフはブログを１つ書けば全ての媒体に自動でアップされます。
媒体毎に求人ブログって若干仕様が変わるのでその度にコピペした後少し変更をするっていうのが、意外と面倒でしたが、それも解消。

売上データもその場で確認

売上やキャストさんの細かなデータを全てfugulinkだけで分かるようにしています。店舗毎に必要なデータや、重要視してる所も違うと思うので、どんなデータを出して見やすくするかというのは、店舗毎にカスタマイズできるようにしています。

確認の為のpush通知

今まではスタッフは自分の送迎を忘れないように、自分でタイマーをセットして確認してましたが、fugulinkではpush通知があるので、送迎の10分前に自動でお知らせをしてくれる、という事できるようになっています。

今まで別々のツールを使って、それぞれを管理していて本当に大変だったなって昔を振り返ると思い出します。
スタッフも大変だったけど、それに振り回されるキャストさんにも本当に申し訳なく、キャストさんに謝る事が本当に多かったです。

でも今は、全てfugulinkで管理が出来て自動で出来る事は全て自動でやってもらってるので、人の手によるミスという事が激減しました。またミスがあっても他のスタッフが気付いてカバーする事が出来るので、それがとてもいいなと自分で作りながら改めて思います。