道具が仕事を引き受ける分、人は人にだけ向き合える。―スタッフが語る、fugulink導入の前と後
Diary～人妻の軌跡～長野店
エクセル、LINE、紙のメモ、共有PCでの「管理」が業務の大半を占めていた
─fugulink導入前は、どのように業務を管理していましたか？
篠原（スタッフ）エクセル、LINEワークス、ドライブ、スマホのメモ、CTI、共有PCなど、色々なものを組み合わせて動かしていました。NG情報の確認はタイムスケジュールを都度開かないといけないし、忙しい場面で確認が漏れてNGのキャストさんへの予約を受け入れてしまいそうになることも。予約の登録箇所が多いので、変更忘れや入力漏れが起きやすかったです。
坂本（スタッフ）
受付表の記入、システムへの入力、送迎の手配……予約ひとつ受けるだけで、その後の作業がいくつも連なっていました。「どの予約に対してどこまでやったか」が分からなくなる瞬間がありました。
森（スタッフ）
15分前コールのかけ忘れやかけ間違いが時々起きてしまって、ヒヤリとする場面が多々ありました。特に夜のワンオペのときはプレッシャーでした。
「そんな都合のいいシステム、作れるものなの？」―期待と、少しの不安
── 最初にfugulinkを勧められたとき、どう思いましたか？
篠原（スタッフ）
「そんな都合のいいシステム作れるものなの？夢がありすぎるよ店長…！！！！！」って思いました（笑）。何がどこまで対応できるのか、最初はぼんやりしていたけど、ワクワクの方が圧倒的に大きかったです。
坂本（スタッフ）
作業が少なくなることで本当にうまく回るのか、という不安は正直ありました。便利になるのは分かるけど、「抜け漏れが出ないか」と。
森（スタッフ）
一体どういうシステムが出来るんだろう、という気持ちでした。不安というよりは純粋な興味という感じで、完成を待っていた記憶があります。
一か所入力すれば、全部が動く
── 実際に使ってみて、一番「楽になった」と感じた瞬間はいつでしたか？
篠原（スタッフ）
予約を登録したら、送迎管理にも部屋番にも全部一気に反映される、その瞬間ですね。今まで何か所も入力していたのが、一か所で終わる。便利すぎて手持ち無沙汰になるくらいでした（笑）。
以前、他のCTIをいくつか使わせてもらったことがあるんですが、どれも便利な中に「痒いところに手が届かないモヤモヤ」があって、まあそういうものかと諦めていたんです。でもfugulinkは個人開発なので、「この機能があると助かる」と提案するとすぐに対応してもらえる。それが本当に嬉しいです。
坂本（スタッフ）
一つの作業で全てが一括で終わる、それだけで全然違います。以前のやり方が体に染みついていて、最初はつい前の手順を踏もうとしてしまっていましたが（笑）。
森（スタッフ）
オートコールが入ってから、15分前コールのかけ忘れやかけ間違いがほぼなくなりました。それがほぼゼロになったのが、使い始めて一番最初に感じた変化です。慣れるまでに時間がかかった、という感覚もほとんどなかったですね。
「10段階で評価するのがおこがましい」―数字で見えてきた変化
── 導入前後で、業務量や電話の回数はどのくらい変わりましたか？
篠原（スタッフ）
電話の本数、めちゃくちゃ減りました。1日30本かけていたアウトコールがほぼなくなって、その分の時間を別の業務に使えるのは本当に有難い。お釣りや給料の計算ミスもなくなりましたし、送迎管理のお知らせ欄にその日の共有事項を載せれば全員が確認できるので、伝え漏れも減りました。今誰が何をやっているかリストを見れば分かるので、送迎を組む時に状況を確認する必要もない。
導入前の手間を10とすると、今は2くらい。でも正直、10段階で評価するのもおこがましいくらいに感じています。スマホでのCTI機能追加や、出勤時のタスク自動通知など開発中の機能もあるので、まだ2ということで。ほぼゼロになる日が近いと思っています。
坂本（スタッフ）
キャストさんへの連絡は、仕事中はゼロに近い。日によってはLINEも電話も一切しないキャストさんがいるくらいです。予約に関する作業は1/10くらいになりました。
森（スタッフ）
キャストさんへの電話は劇的に減りました。今は日常的な連絡くらいで、業務上のやり取りはほぼなくなっています。導入前の手間を10とすると、今は1か2くらい。体感で8〜9割は減った感じがします。
スタッフに余白が生まれると、店全体が一歩前に進む
── 導入を振り返って、一言お願いします。
篠原（スタッフ）
忙しい時ほど、気をつけようと思うほどミスをしてしまう。同じキャストさんに続けてミスが起きてしまって、申し訳なさで落ち込んだこともありました。fugulinkが入ってからミスが激減して、何よりスタッフの負担が減って業務が円滑になったのが一番大きいです。現場で働く人の声をそのまま実装してもらえるのは、本当にありがたい。
坂本（スタッフ）
最初は簡単すぎて不安になるくらいですが（笑）、慣れると時間が生まれて、「今まで手が回らなかったこと」に目が向けられるようになります。進歩した新しい課題が見つかって、全体的に一歩先を行く店舗経営ができるようになりますよ。
森（スタッフ）
紙を一切使わず、スマホやタブレット一つで全部が完結する。それだけで、ミスが劇的に減りました。スタッフの作業量が減ることはもちろんですが、何よりキャストさんに迷惑や負担をかける場面が少なくなることが大切だと思っています。同じような課題を抱えているお店には、絶対に使ってみてほしいです。
【開発者より】
11年間店長として仕事をしてきてずーーーーっとどうにならないかな？と思っていた事は、無駄な作業と分かっていながらもずっと変更できずに我慢しながら仕事をしていた事、それによるミスが構造的に減らないことでした。特にお金の問題はごめんなさいじゃすみません。キャストさんはお金を稼ぎに来ているんだから、そのミスは絶対にあってはいけない。でもどうしても、どうしても、どうしてもミスが出る。これはスタッフだけじゃなくて、私自身も含めての話。そりゃそうですよね。予約情報を紙に移して、指示書も紙に移して、送迎情報も紙で作って、お金の管理も紙ベース。こんなことをやっていたら、ミスが減るわけがない。だからこそ、まず仕組みを変えることが大事だと思いました。
その仕組みが整ってしまえばルーティンワークはレールの載せてあげるだけで非常にスムーズとなり、今までなんて無駄な事をしてたんだろう。って本気で思います。スタッフの負担が減れば、意識がキャストさんに向く。それが店全体の質につながると、ずっと信じています。
そして、スタッフだけじゃなくキャストさんの日々の仕事も増える一方で、各種媒体にて、SNSのいいねを押したりチャットを送ったりして集客に繋げてる訳ですが、ここもキャストさんの仕事が本当に多い。その１部分だけでも減らせる事が出来ないかなと思う
ミテネ自動化
ファーストチャット自動化
にも着手をして、キャストさんの日々の負担を減らせる事にも成功しました。
キャストさんからは「便利過ぎて、もうこれが無いと無理すぎる！」と言って下さり、スタッフだけではなくキャストさんにも恩恵があるシステムを作る事が出来て本当によかった。そして、今も日々の作業に追われているキャストさんに一刻も早くその時間を自分にあげて下さいと伝えていきたいです。
fugulink 開発者・黒澤（Diary長野店・伊勢崎店店長）